Archivo Vertical

Introduccion al Archivo Vertical

Este Blogs tiene la finalidad de dar a conocer un tema tan importante como lo es el Archivo Vertical que es una selección de material informativo que agilizó y facilitó la localización de cada documento, además de que éstos se conservan mejor y se ahorra espacio. De aquí que en el ámbito bibliotecario se le denomine a este tipo de colección archivo vertical. Es un gran material de apoyo tanto para docentes como para estudiantes ya que nos permiten la facilidad de adquirir y guardar documentos de una manera mas sencilla.

Concepto de archivo vertical

Se puede definir como una selección de material informativo sobre temas relevantes, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés transitorio. Estos materiales pueden ser folletos, recortes de periódicos o revistas, panfletos o volantes, ponencias, resúmenes, láminas, fotografías, tarjetas postales, sobretiros*, boletines, fotocopias de materiales muy solicitados, o incluso, si se trata de libros deteriorados pero que aún son muy consultados, se puede obtener una fotocopia de la sección o capítulo que se requiere para integrarla como un documento más de la colección del archivo vertical.

Caracteristicas del archivo vertical

Un archivo vertical es una colección de diversos documentos que por su índole y características no se consideran libros, tales como:

Recortes de publicaciones periódicas
Fotocopias de artículos de revistas, periódicos o libros
Fotografías o láminas
Folletos, trípticos e instructivos actualizados
Cuadros sinópticos
Gráficas
Informes

Objetivos del Archivo Verticla

Recopilación y organización de documentos que por su naturaleza serán integrados al Archivo.
Incrementar las consultas hechas por los usuarios de la institución investigadores, personal docente, alumnos, personal de apoyo y administrativos, usuarios externos así como interesados en el tema.
Realizar una base de datos utilizando los recursos disponibles en la institución que sirva para la rápida consulta y recuperación de la información.
Preservar y conservar este tipo de documentos.

Diferentes tipos de Archivo

Tipos de Archivos. Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas. Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

Importancia

La importancia del archivo vertical radica en que es un valioso instrumento de recuperación de documentos que proporcionan información más reciente a la aparecida en los libros, o de materiales que por alguna razón no llegaron a publicarse, pero que son de interés para el personal de la institución. Además, reúne
documentos que contienen información efímera, es decir, aquélla que cambia con frecuencia, como es el caso de los aspectos estadísticos y los avances tecnológicos y científicos. Por lo tanto, a esta colección se le debe dedicar especial atención para mantenerla siempre actualizada; sin embargo, es importante aclarar que no siempre las obras del archivo vertical son transitorias, pues hay ocasiones en que son los únicos documentos con los que cuenta la biblioteca sobre un tema en particular, y es conveniente, en estos casos, conservarlos.

Caracteristicas del archivo verticla